Анализ деятельности акимата города Астаны

Анализ деятельности акимата города Астаны проводился в течении 2014 года.

Работы исследования проводились в несколько этапов включающих сбор и первичный анализ исходных данных, хронометраж рабочего дня сотрудников акимата, моделирование бизнесс-процессов

1. Сбор и первичный анализ исходных данных

В ходе первичного анализа проводились работы по изучению регламентирующей документации (Законодательство, НПА, положения об организационных единицах, должностные инструкции), проведение интервьюирования сотрудников и изучение информации СМИ. 

На основе изученной информации была построена электронная модель бизнес-процессов деятельности акимата.

Результаты

• Модель организационной структуры объектов исследования;
• Описание общего перечня бизнес процессов исследуемых объектов;
• Описание деятельности подразделений (отделов);
• Анализ соответствия регламентирующих документов (положений отделов, должностных инструкций) законодательной базе РК;
• Предварительные рекомендации по устранению дублирующих функций, оптимальному распределению их среди исследуемых объектов;
• Выработаны рекомендации по структурному и содержательному улучшению внутренних документов исследуемых объектов (положений управлений, отделов, должностных инструкций) согласно законодательной базе РК;
• Выработаны возможных рекомендаций и замечаний по законодательству, рассмотрение внесения возможных изменений в существующие НПА/ПА для оптимизации работы управлений

2. Хронометраж рабочего дня сотрудников акимата

Хронометраж сотрудников исследуемого управления акимата проводился согласно заранее разработанным хронокартам, собирательным и накопительным способом с целью определения загруженности сотрудников.

Результаты

• Модель общего распределения рабочего времени сотрудников исследуемых объектов, с выведением минимального и максимального значения по категориям в разрезе управлений;
• Основные потери времени и их объемы, выявленные на основании анализа результатов замеров (хронометраж);
• Перечень проблем, связанных с основными потерями времени;
• Рекомендации по нормированию процессов, являющиеся общими для всех респондентов хронометража;
• Рекомендации по оптимизации основной деятельности сотрудников управлений на основании данных хронометража; 

3. Построение информационной модели деятельности акимата

Построение информационной модели деятельности проводилась на основе функционального анализа объекта.
Реализация проводилась в среде бизнес моделирования ARIS с возможностью ее использования дальнейшей оптимизации процессов акимата города Астаны.

Результаты

• Электронная модель деятельности исследуемых управлений ("как есть") выполненная в среде моделирования ARIS;
• Реестр дублирующих функций среди исследуемых объектов;
• Рекомендации по оптимизации процессов, при наличии дублирующих функций возможного распределения их между объектами исследования;
• Возможные оптимизированные сценариев выполнения той или иной функции выполняемой структурным подразделением акимата; 
• Карты бизнес-процессов;
• Карты жизненного цикла объектов деятельности акимата города Астаны;
• Карта границ ответственности по созданию и эксплуатации городской инфраструктуры в разрезе магистральных линий и отводов (территорий).

4. Выработка рекомендаций по оптимизации бизнес-процессов

Были проведены работы по разработке рекомендуемых бизнес процессов, выработка рекомендаций по развитию информационно-коммуникационных технологий объекта исследования, разработка рекомендаций по переходу на «рекомендуемую» модель бизнес-процессов.

Результаты

• Рекомендации по развитию ИКТ объектов исследования;
• Рекомендации по переходу к рекомендуемой модели бизнес-процессов;
• Рекомендации по оптимизации функций Управлений акимата.

5. Разработка внутренних нормативов трудозатрат.

На основании рекомендуемых бизнес-процессов и результатов проведения хронометража были разработаны внутренние нормативы трудозатрат для улучшения показателей работы структурных подразделений.

Результаты

• Рекомендации по нормированию процессов объектов обеспечивающей деятельности;
• Рекомендации по структурированию отделов обеспечивающей деятельности, приведение в обще-стандартный формат.